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如何才能做好工程项目的预结算管理工作呢?
2011-8-30 21:51:42
    要做到工程项目利润最大化,就必须做好项目的预结算工作。如何才能做好工程项目的预结算管理工作呢 ?我认为“细节决定成败,执行力决定效果”这句话用在预结算工作中是再合适不过了。做好预结算工作,就要在工作中真正做到:精细管理,从我做起,措施到位,真抓实干。
      通过7-8年的基层工程项目预结算工作的经验,我认为要做好一个项目的预结算工作,主要要做好以下几项工作:
      1、合同管理 2、预算管理 3、现场管理 4、竣工结算管理。
 
      一、加强合同管理
      1、 合同交底要及时。在合同签定后,要及时组织项目班子成员进行合同交底。要让合同的执行者真真了解合同的内容和相关约束条款,划定的施工范围及甲乙双方的责任、权利和义务等,特别是一些相关经济的条款,诸如:合同的签定方式;变更签证如何办理等。真真了解了合同内容,项目施工管理人员才能真真完成履约过程。
 
      二、 加强施工图预算管理
      1、 合同签定后,在拿到施工图纸后,应立即动手编制施工图预算。对施工单位来说,施工图预算是正确组织施工、控制工料消耗、考核工程成本的依据。
      2、施工图预算的编制要与施工组织设计相联系。因为施工图预算已经与实际施工相结合起来。已经要切实考虑到采取何种施工方案能够降低成本,获取最大利润。
      3、施工图编制的工程量是认真根据业主发放的施工图纸计算而得到的,不能再照搬投标报价书(或者是投标时的工程量清单)中的工程量。施工图预算的编制中,要注意:与原投标图纸发生变化的内容;变化增加或减少的工程量;变更的材料规格型号;投标漏项等等;做好了施工图预算,也就是做好了对业主追加造价的依据。也就事先了解了如何在施工过程中对业主进行签证的准备工作。切不可小视施工图预算在工程预结算工作中的重要性。
      4、 施工图预算的编制是过程控制材料采购的指导书。通过编制施工图预算,技术人员全面熟悉了图纸,同时,整个工程的材料计划在编制施工图预算的过程中就完成了。实际上,施工图预算的工程量就是一份工程材料总计划书。在材料采购过程中,当发现材料采购数量大于施工图预算工程量时,技术人员就应该立即查清原因,是变更签证造成,还是材料计划数量有误?这样不仅能够帮助技术人员过程中核查自己工作,同时也能及时反映出是否有变更、签证的发生,有助于提示技术人员、材料人员做到及时向业主批价。另外,也不会发生因超量采购材料,造成积压材料,积压项目资金。
      5、 对于施工作业层编制的施工图预算,可以作为施工过程中进行工程进度款拨付的控制依据,以避免超付工程款现象的发生。
      6、 每个工程项目都应该做好施工图预算编制工作的管理,而且是,第一、每个工程项目在施工前一定要真正编制施工图预算;第二、要真正编制出与工程内容际相符的施工图预算;第三、施工图预算要在技术、预算、材料、财务之间相互约束,相互协助。第四、要让施工图预算真正起到它应有的作用,一定不能流于形式。
 
      三、 加强项目人员的管理
      1、 加强项目班子的稳定性:万丈高楼平地起,稳定而又团结合作的项目班子对项目产生效益来说是基础,是前提、是保证。
      2、 加强对项目预算人员的重视:经验表明,一个配备专职预算员的项目和一个没有预算员或兼职预算员的项目效果是大不一样的。好多没有预算员的项目在项目竣工后,与结算有关的资料不是丢了,就是不全了或是忘了办理等等。总之,对后续结算工作造成了很大不利因素。应该说,至少对于500万元以上的项目都应该配备专职的预算人员。
      3、 加强项目班子人员的责任心:工作的责任心在任何时候、任何工作中都很重要。特别是对预结算工作,项目的技术人员起着至关重要的作用。针对安装工程专业较多这个特点,只有施工现场的专业技术员才能清楚全面地反映出现场的真实情况,只要责任心强,工作认真,现场的技术联络,经济签证,工作做扎实了,该算的就能算回来,该降低的成本就降低了。如何加强责任心,一要靠项目人员自身的素质修养;二要靠公司的一些奖励措施;三各项奖惩制度要真正落实下去。
      4、提高项目人员的业务水平:项目人员的业务水平在项目施工过程中就能够真实地反映出来。一个有经验、业务水平好的管理人员就是能够真正为项目创造效益的。而在实际项目施工过程中,往往有一些技术人员力量较为薄弱,特别是新生力量,刚从学校毕业的学生,还是应该加强上岗前的培训。正如一位审计人员所讲的:一个施工单位如果没有好的管理人员,那在最终结算中就要交纳高额的学费。虽然是在开玩笑,但仔细分析,确实如此。现场施工过程中的相关资料整理不及时,不完整,说的不明白,写得不科学,在结算审计时,就很有可能出现该算的没算回,真是“交学费”了,而且是高额的。企业效益就白白流失了。实践证明,业务水平的提高和实践经验积累,某种意义上来说,就是企业产生效益的法宝。
 
      四、 加强施工组织设计的编制
      施工组织设计是用以指导施工准备乃至施工全过程的技术经济文件。每个工程项目在施工前一定要编制出完善、切实可行的施工组织设计或施工方案。它不仅能够指导施工,而且对工程造价的影响至关重要,采用的施工方案不同,所发生的成本费用就不同,甚至相差很大。这就要求我们重视施工组织设计的编制。虽然预算定额是建设工程造价管理的重要组成部分,但还是不能涵盖施工方法的多变和特殊工程施工的要求,例如:施工技术措施费;材料的二次倒运费,就应根据现场实际情况在施工组织设计中考虑周到,合理向建设方提出,进行确认。
 
      五、做好现场的签证资料工作。
      1、 在工程项目的实施过程中,由于施工过程的复杂和设计深度、质量等方面原因,经常会出现工程量、地质、进度的变化,工程承发包双方在执行合同中需要修改变动的部分,须经双方同意,并采用书面形式予以记录。 合同、报价中中未包括的工程项目和费用,必须及时办理现场签证,以免事后补签而造成结算困难。
      2、 对于施工现场的变更签证工作,应该做到以下几点:
      i.及时性:对于施工现场发生的变更签证,我们一定要及时根据情况的发生,编写出工程签证单或是工程技术洽商联系单。特别是工程内容的增加,我 们要及时报监理单位和建设单位签署确认我们的变更签证内容,为工程竣 工后的结算工作做好充分的资料。
      ii.全面性:在工程签证单或工程技术洽商联系单上,要写清增加的工程内容、发生的部位、增加的工程量等;如属于原合同中没有的内容和子项,我们还要写清新材料的特殊功能,进行采购价格的批复等等。
      iii.技巧性:在对签证单、洽商单、会议纪要的阐述中,一定要有技巧。利已的内容要尽可能描述详细、明确,若事实对已不利,要注意措辞,尽量模糊一些,把不利因素描述到最小,尽可能从字面上掌握主动权。另外,工程中的拆改内容和隐蔽内容,大家都知道只有在过程中演示,在结果中是无法再追查和反映出来的,这样的签证内容就要多斟酌它的签证技巧了。但是对可查的可计量的工程量,签证工程量就要切合实际、准确一些,以求取信于人。目前,结算的审计工作好多都是由业主出面付费委任第三方审计,其审计费用往往与审减金额密切相关,审计人员往往都有审减额的指标,在指标的压力下,审计工作有时会更加苛刻认真。所以,在对结算书的编报中,我们要审时度势,为其留有余地。
      iv.完整性:签证资料的收集,一般有现场签证单,洽商记录,业主监通知,设计变更单,会议纪要等。在签证单、洽商记录、会议纪要的陈述中,一定要注意与合同条款的一致性,结算审计的基础就是受法律保护的合同。如果签证的内容与合同相冲突,签了等于白签。与合同不一致之处,一定要做好工作,尽量争取现场办理补充合同(补充协议)或修订合同,一定要当时取得业主的签字确认,切忌听从业主代表的口头承诺。
      v.签字手续的完善性:各种签证资料必须要有现场负责的监理工程师、业主专业工程师(业主现场工程师)的签字确认。如果有必要,还要联系到设计代表的签字。过程中的签字确认手续在结算过程中至关重要。我们一定不能马糊。所有的现场签字代表均要是有明确授权,无论是在合同条款还是单独的书面授权,一定要有资料。
 
      六、做好结算中的单价处理
      1、 在投标书的编制时就要注意使用不平衡报价法。投标前应多了解信息,通过技术和经验分析,要对有可能变更部分的单价要进行专门分析、讨论后再定夺所报单价。另外,投标时的编制说明也很关键。
      2、 如果投标中出现了失误,就一定要在工程施工过程中想办法争取变更,材料的变换、品牌的更换等等。对于原合同内没有的单价,要争取报价的主动性。常规格的、处处可见的品牌材料价格应尽量属实,在价格上下浮动的范围内可取上限,且不可漫天报价,以免落虚报不可信之名,审计人员往往会抓住一点,对我们产生不信任感,项项都从严而审;对一些新兴的、不常见的材料及品牌,信息价格的主动权往往就在我们施工单位手中。
      3、 对于一些工程量相对报价清单变化较大的变更,如果原单价报低了,我们一定要争取调整其单价,同时,还可对工期、措施费等方面做出相应的索赔,但不一定要单独打索赔报告,引起业主的敏感及抵触,可以在结算单价的编报中做出合理的计算及说明。
 
      七、做好现场的索赔工作
在施工过程中,往往都会出现合同内容之外的自然因素、社会因素引起工程发生事故或拖延工期等,我们在施工现场要根据施工合同做好工程项目的索赔工作。索赔工作应是全部竣工结算的内容之一,我们应当重视索赔的理论和方法。在实际工程施工中,对于施工单位提出的索赔,建设单位是很敏感、很抵触的。所以,我们应及时收集文字依据,认真分析,在适当的时间提出索赔报告,追补损失。索赔是一种以合同和法律为依据、合情合理的签证认可行为。因此,加强管理,加强合同意识,提高索赔的管理水平,对提高企业的经济效益有着重要的作用。
 
      八、竣工结算管理
一个项目竣工后,我们一定要及时编报出完整而又合理的工程竣工结算书。整理好全套资料,组织好熟悉施工现场的技术力量,做好对工程结算审核、审计工作的配合。